Итак, первые три этапа организации СДО в компании успешно пройдены: платформа выбрана, объём и способы создания контента определены, начаты работы по организации СДО и внутреннему PR. Компания вплотную подошла к внедрению. Чтобы внедрение прошло успешно, необходимо выполнить ряд работ на следующем этапе (четвёртом): подготовке к внедрению СДО.

Его ориентировочная продолжительность: 6-9 месяцев, в зависимости от величины компании и объёма задач, который должна решать СДО

Его цель: готовность компании к запуску проекта внедрения СДО

Состав работ на этапе подготовки:

1.    Организация работ по эксплуатации СДО.

Для полноценной работы СДО на этом этапе необходимо совершить следующие действия:

• Назначить ответственных сотрудников за проект СДО, которых необходимо обучить специальным навыкам: умению работать с платформой как разработчик курсов, вносить изменения в курсы при необходимости. При этом сотрудники отдела онлайн-обучения обычно выполняют следующие роли: преподаватель на онлайн-занятиях (он же тьютор), разработчик контента и редактор. Эти роли может выполнять и один человек, если компания небольшая и электронных курсов не очень много.
• Организовать технологию работы в СДО для сотрудников: все сотрудники компании должны понимать, как они могут использовать СДО и какие действия в какой последовательности им необходимо выполнять (например, выбрать курс из каталога, записаться или подать заявку, дождаться ответа на заявку и др. При этом сотрудники должны чётко знать в течение какого времени они получат ответ на заявку и кому можно задавать вопросы, если что-либо неясно). Сотрудника, приходящего на электронный курс, необходимо познакомить с технологией, рассказать, как он будет обучаться, каковы точки обратной связи, как ему повысить эффективность его собственного обучения, как за этим будет следить преподаватель. Кроме того, обычно в компании, очные формы чередуются с дистанционными и преподаватели, тренеры, методисты обязаны работать с учётом необходимости комплексного подхода. Также, здесь формируется технология контроля за результатами обучения сотрудников, которые они показывают на дистанционных модулях и согласование работы в СДО и участия в других видах обучения в зависимости от результатов прохождения электронного обучения.
• Организовать процесс разработки новых курсов или взаимодействия с внешним разработчиком
• Организовать систему регулярного аудита имеющихся курсов с целью их актуализации, усовершенствования и своевременного редактирования. При этом крайне желательно упорядочить этот процесс как по сути, так и по времени. Например, аудит проводится ежеквартально, в феврале, мае, августе и ноябре и до 1 числа следующего месяца во все курсы должны быть внесены необходимые изменения.
• Наделение организационными и контролирующими функциями в области ДО руководителей учащихся.
• Составление ТЗ на разработку курсов, которое должно содержать следующую информацию:

- Список курсов

- Цели обучения по каждому курсу

- Целевую аудиторию для каждого курса

- Утверждённые темы по каждому курсу

- Расчёт стоимости создания курсов

• Согласование сроков разработки курсов. Крайне желательно сформировать план-график формирования контента и внесения его в систему с персонализацией ответственности и сроками. Этот график можно начинать формировать уже на этапе опытной-пилотной эксплуатации СДО и на этом этапе желательно внести в СДО хотя бы один курс или хотя бы несколько элементов, новости и др., чтобы СДО к началу эксплуатации не была пустая, а содержала полезную информацию. Можно установить график внесения в СДО информации. Например, еженедельно, по вторникам, не позже 17.00. Параллельно с этими работами можно сформировать и согласовать план-график проведения обучения в СДО. Например. По первому курсу — все новички, еженедельно, по пятницам, по второму — руководители магазинов и др.
• Создание курсов по утвержденным темам

2.    Разработка мотивационных схем для прохождения обучения

Это тема безграничная и главное, что хотелось бы донести — эти схемы желательно иметь, чтобы работа в СДО воспринималась сотрудниками не как ещё одна обязанность, от которой хочется поскорее отделаться, а сотрудники понимали, что это важно для компании и добросовестное отношение к работе в СДО будет замечено и вознаграждено. Причём, не обязательно материально.


3.    Подготовка платформы СДО

• Установка ПС. Интеграция с программным обеспечением, уже существующим в компании. Например, 1С. Эти работы необходимо произвести для того, чтобы работа платформа была удобна, и сотрудникам не пришлось вручную переносить данные из других систем. Например, организационную структуру компании. Обычно это зона ответственности сотрудников IT-отдела.
• Настройка ролей, если платформа имеет эти функции. Например, руководитель, продавец, администратор, менеджер отдела персонала, системный администратор.
• Настройка внешнего вида портала электронного обучения в соответствии с пожеланиями компании, если платформа имеет эту возможность.
• Создание базы данных сотрудников в СДО, если эти работы не были проведены на этапе интеграции.
• Публикация курсов: размещение электронных курсов в СДО и их настройка.
• Настройка оценочной части в СДО, если платформа это позволяет

Если все эти работы проведены успешно, то компания к запуску СДО готова. О том, что необходимо делать на этапе запуска и эксплуатации — читайте в следующей статье.