Итак, все работы на предыдущих четырех этапах (выбор LMS, выбор компании для создания электронных курсов, информация, внутренний PR, подготовка к внедрению СДО) успешно завершены. Компания вплотную подошла к завершающим этапам. Это запуск и эксплуатация СДО.


Этап пятый: запуск СДО

Его продолжительность: 1 неделя — 1 месяц.

Цель: готовность к передаче проекта в эксплуатацию.

На этом этапе желательно провести следующие работы:

1. Выделение тестовой группы сотрудников для прохождения курсов.
2. Регистрация тестовой группы.
3. Обучение тестовой группы работе с СДО.
4. Контроль прохождения обучения.
5. Приём замечаний по содержимому курсов.
6. Внесение корректировок в курсы.
7. Информирование всех сотрудников компании о внедрении СДО, о целях и задачах обучения, а также о мотивационных схемах, применяемых при использовании СДО. Информирование необходимо проводить постоянно, даже если кажется, что об этом уже много раз говорили и писали — при появлении новой информации желательно оповестить о ней персонал (например, в СДО включен новый курс, сотрудники такого-то филиала успешно прошли обучение, здесь можно устроить нечто похожее на соревнование «У кого результаты обучения лучше?», как групповое (по магазинам, офисам и филиалам), так и индивидуальное, отметить «передовиков» и др.) Информации о работе СДО в компании много не бывает, особенно на этапе привыкания, это как «каша», которую «маслом не испортишь».
8. Включение СДО в общую систему обучения в компании. На этом этапе особенно важно качественно организовать обучение персонала работе с платформой и технологии электронного обучения. Можно сформировать инструкцию для персонала по работе с системой, поместить её на свободном доступе для ознакомления (можно сделать несколько роликов). Затем назначить специалиста, который будет отвечать на вопросы персонала, если сотрудникам тяжело (или лень, увы, такое нередко бывает), будет читать инструкцию, и определить время, когда каждый может обратиться к этому специалисту с вопросами.
9. Организация групп для прохождения обучения сотрудников работе в СДО. Здесь необходимо определиться с составом групп, которые будут проходить обучение, и с датами проведения обучения. Например, 2 и 3 ноября с 10.00 до 14.00. Возможен вариант, когда целесообразно обучающие семинары проводить с участием специалистов со стороны. Это только поднимет статус СДО в компании.
10. Регистрация всех участников обучения.
11. Донесение до участников обучения целей прохождения обучения:

• Выделение ответственных лиц в компании для организации и контроля прохождения обучения.
• Проведение обучения.
• Формирование отчётности по результатам прохождения обучения.
• Анализ результатов прохождения обучения.

Этап шестой и завершающий: ввод СДО в эксплуатацию

Продолжительность: постоянно, системно и регулярно.

Цель: достижение конечных целей проекта внедрения СДО в компании.

Ориентировочный «набор работ» на этапе эксплуатации выглядит примерно так:

1. Обновление курсов и ежеквартальных тестов: изменить текст, если меняются стандарты, поменять фон и т.д. уже после публикации в СДО.
2. Планирование обучения сотрудников.
3. Контроль обучения сотрудников.
4. Мотивация сотрудников к обучению. Если оставить «за кадром» материальную сторону вопроса, то сотрудников поощрять и мотивировать к работе в СДО можно следующими способами:

• По результатам обучения выдавать сертификаты.
• По результатам обучения публиковать статистику по самым «продвинутым» участникам обучения (виртуальная «доска почета»). При этом, желательно указывать за какие заслуги/успехи сотрудник находится на доске почета.
• Регулярно публиковать новости о происходящих в СДО событиях, о достижениях, чтобы не участвовать в СДО стало некомфортно, чтобы сотрудники, использующие СДО стали «черными воронами», а избегающие — «белыми». Необходимо перевести работу в СДО из разряда «необычное, новое, непривычное, странное…» в повседневную рутинную работу (аналогичную включению ПК и проверке электронной почты).
• Максимально повысить статус сотрудников, которые занимаются организацией СДО.
• Отмечать любые успехи сотрудников по работе в СДО в оффлайне (на собраниях, совещаниях, встречах, летучках и др.).
• Помогать организаторам СДО и преподавателям, проводить семинары, собрать типовые сложности, которые возникают при работе в СДО, и обсуждать их с привлечением сотрудников, которые могут помочь в этом вопросе (например, специалистов службы технической поддержки, опытного преподавателя, методиста из компании-провайдера).
• Наладить сбор «обратной связи» по работе в СДО. Желательно дать возможность сотрудникам высказываться, предоставить им «трибуну» для обсуждения вопросов, связанных с работой в СДО.
• Организовать внедрение позитивного опыта: дать возможность поделиться успешными находками, которые можно и нужно тиражировать, тем сотрудникам, у которых есть прогресс, и которым есть чем поделиться.
• Создать канал сбора негативного опыта и организовать помощь «отстающим», не оставлять их наедине со своим неумением/незнанием.

Если все эти действия компания будет выполнять, если она готова постоянно вкладывать время и усилия в развитие СДО, готова к планомерной, каждодневной, позитивной работе, то результат будет обязательно, и СДО станет приносить реальную пользу компании.