Assessment Tools. Как использовать ее наилучшим образом, какие задачи она решает, каким компаниям она принесет наибольшую пользу? Как сэкономить на проведении Аттестации и не потерять качество? Как сохранить результаты Аттестации и управлять доступом к ним? Ответы на эти вопросы Вы узнаете в этой статье.

В этой статье не будет объяснений и убеждения, зачем нужна аттестация: мы считаем, что современные компании не сомневаются в том, что она необходима. Также не будет рассказов о том, как ее проводить. Любой профессиональный HR это знает. Зато будет информация о том, как автоматизация помогает провести аттестацию с наименьшими затратами (финансовыми, временными, эмоциональными). Будут описания не  абстрактных выгод «среднестатистической» компании, а демонстрация, как с помощью совершенно конкретного инструмента — Assessment Tools — решать совершенно  конкретные задачи, которые сотрудники служб персонала, ответственные за проведение аттестации выполняют регулярно и которые отнимают у них массу времени и сил.

Как правило, если аттестация в компании проводится не «для галочки», то в процессе её подготовки и проведения:

• формируется комплекс оценивающих мероприятий для каждой должности;
• устанавливаются сроки проведения аттестации для каждого сотрудника;
• сотрудники информируются о планируемой аттестации и проходят её в установленные сроки;
• результаты оценки сотрудников анализируются, оценивается степень соответствия их реальной квалификации и результатов необходимому и желаемому уровню;
• составляются планы развития сотрудников;
• оценивается развитие сотрудника в течение аттестационного периода;
• результаты аттестации используются при начислении зарплаты, принятии решений о повышении, переводе;
• проводятся развивающие собеседования с сотрудниками.

Наверняка Вы со мной согласитесь, что эта работа требует высокой квалификации и внимательности, но вместе с тем она достаточно рутинная и именно обработку результатов, оповещение сотрудников, составление календарных планов проведения аттестации хочется автоматизировать в первую очередь.

Кроме того, ни для кого не секрет, что одна из основных «болевых точек» при проведении аттестации — это работа «вслепую». При работе в традиционном, «ручном», режиме организаторы аттестации вынуждены постоянно думать: «Поняли или не поняли инструкции, получили мое письмо или не получили, прошли тестирование или не прошли». Особенно остро этот вопрос стоит, если компания имеет географически распределённую структуру, много филиалов, офисов, подразделений, территориально удалённых друг от друга и от головного офиса. А поскольку у нас страна — почти «шестая часть земли», то мы периодически сталкиваемся с ситуациями, когда рабочий день сотрудников головного офиса, расположенного в Москве или Санкт-Петербурге только начинается, а у сотрудников филиалов, расположенных в Сибири уже заканчивается. В результате оперативность получения информации ещё больше затрудняется.

Также ситуация усугубляется необходимостью обеспечивать конфиденциальность и разграничивать права доступа к информации об аттестации. И часто именно доступность этой информации для сотрудников компании является камнем преткновения и поводом для конфликтов между руководителями, которым хочется иметь доступ ко всему массиву информации сразу и получать уже готовую информацию для принятия решений в удобном для него виде и службой HR, которая вынуждена «разрываться на несколько частей». Особенно острыми эти конфликты становятся, если разным руководителям в одно и то же время, и, как правило, «вчера» нужна совершенно разная информация.

Однако руководителей в отличие от службы персонала, беспокоят совершенно другие аспекты: одна из самых сильных тревог — вопросы доступа к результатам аттестации. Эти вопросы чаще обостряются, когда покидает компанию сотрудник службы персонала, «владевший» материалами аттестации и приходит новый, который часто необходимую информацию не может найти потому, что она просто утрачена и часто это происходит без злого умысла, просто потому, что централизованного хранилища нужной информации в компании нет.

Возвращаясь к средствам автоматизации: Assessment Tools предназначена для проведения аттестации и оценки персонала в режимах on- и off-line с подготовкой отчётов и управленческих решений.

Какие задачи Assessment Tools решает?

• сбор данных;
• интерпретация и анализ данных;
• представление данных;
• архивное хранение данных;
• обеспечение безопасности на всех этапах.

 
  Assessment Tools дает возможность:

• создать профиль компетенций по любой позиции;
• распределять между HR-менеджерами сферы ответственности (по географическому признаку, по должностным обязанностям и т. п.);
• составлять графики тестирования сотрудников и кандидатов на должность;
• проводить тестирование персонала и кандидатов на должность, в том числе и в удалённом доступе;
• формировать отчёты по результатам оценочных мероприятий, причём как по отдельным персоналиям, так и по подразделениям, а также по всей организации в целом;
• фиксировать ответы и ставит отметки в электронном виде как непосредственно во время проведения собеседования, так и сразу после него;
• хранить личные данные сотрудников и претендентов, результаты тестов, аттестаций, опросов неограниченное количество времени. Доступ к данным, зная адрес сервера, логин и пароль, можно получить с любого компьютера, имеющего доступ к интернету;
• в полном объёме создавать и поддерживать в актуальном состоянии штатное расписание организации;
• формировать модель оценки претендентов и сотрудников организации на основании различных критериев, связанных с его профессиональной деятельностью, специализацией и личными качествами;
• организовывать анонимные опросы;
• поддерживать ролевой доступ, а также возможность распределения зон ответственности менеджеров (кураторов). Каждому менеджеру для курирования может быть предоставлен как один отдел, так и их группа, вплоть до всей организации в целом. При этом менеджер, которому была задана область ответственности, будет видеть только те элементы структуры, которые ему назначены. До тех пор, пока менеджеру не назначена область ответственности, ограничивающие правила не применяются и ему доступна полная структура организации. Это свойство позволяет организовать управление персоналом в больших компаниях, в том числе с региональной структурой. При этом программное обеспечение по оценке персонала может быть установлено только на сервер головного офиса, что значительно снижает денежные и временные затраты по внедрению.

 
Я понимаю, что перечисление возможностей информационной системы — это не совсем то, что ожидает увидеть читатель. Гораздо разумнее кратко рассказать об интерфейсе Assessment Tools и об её основных функциях (что именно система «умеет делать» и «как это выглядит»). И если на вопрос «что умеет» можно дать однозначный и исчерпывающий ответ, то «выглядит» она по-разному, в зависимости от того, кто на неё смотрит и какие права имеет. Внешний вид пользовательского интерфейса зависит от роли пользователя в системе, а также от администратора системы, поскольку Assessment Tools позволяет использовать фирменные цвета и другие элементы корпоративного стиля компании.

Для начала работы с Assessment Tools пользователю необходимо запустить браузер и в строке адреса набрать URL (например, http://sdu.elearn.ru), по которому размещена система. Начальная страница Assessment Tools (рис.1)  имеет следующий вид:
  Элементы, указанные на рисунке:

1. форма авторизации;
   
2. блок новостей;

Для входа в систему в форме авторизации необходимо ввести учётное имя (далее — «логин»)   и пароль. Эти данные могут быть получены у администратора Assessment Tools.   Главная страница после авторизации пользователя представлена на рисунке 2.

Области страницы, указанные на рисунке:  

1.  блок пользовательских функций — это средства для управления своей учётной записью в системе;
2. главное меню пользователя — здесь сосредоточены и сгруппированы по направлениям все функции пользователя;
3. текущее мероприятие — это те опросы, которые нужно выполнить сегодня. Помимо даты, у занятия есть ещё время, на которое оно назначено. Система не позволит запустить занятие, назначенное на другое время;
4. объявления — объявления на сервере публикует преподаватель по курсу; с помощью объявлений преподаватель может донести до пользователей какую-либо полезную информацию.

 
  На рисунке 3 представлен пример экрана программы с указанием основных типовых элементов.
    К типовым элементам интерфейса Assessment Tools относятся:  

1. Общая навигация — элементы общей навигации в целом повторяют функции браузера по управлению текущей страницей;
2. Главное меню — это основной инструмент пользователя в выборе совершаемого им действия. Количество и наполнение пунктов меню определяется ролью, которую исполняет   пользователь. На рисунке представлен пример главного меню базовой роли «Менеджер». Отдельные функции сгруппированы по направлениям деятельности, характерным для данной роли. Большинство групп можно сворачивать и разворачивать, кликая на их названия. Текущий пункт меню выделен цветом;
3. «Хлебные крошки» — в Assessment Tools корнем является начальная страница текущей роли. В цепочке представлены 3 уровня вложенности страниц, тогда как пользователь может перейти со страницы 3-го уровня ещё «глубже». В этом случае последний пункт цепочки может служить ссылкой для возврата на 3-й уровень;
4.  
5. Фильтры на странице — механизм фильтров позволяет пользователю минимизировать усилия по поиску необходимой информации на странице. При высокой интенсивности учебного процесса количество экземпляров отдельных сущностей в системе может достигать тысяч и десятков тысяч. В то время как для выполнения текущих операций пользователю не нужен весь объём этих записей, а нужны лишь записи, отличающиеся по какому-то признаку. В таких случаях целесообразно использовать фильтр на странице.
6.  Действия;
7. Контекстная помощь;
8. Пользовательский блок;
9. Рабочая область.

 
Отдельно следует рассмотреть интерфейс страницы «модель структуры организации». На рисунке 4 представлен пример страницы с указанием основных типовых элементов.
        Элементы, обозначенные на рисунке:  

1. Дерево — древовидная структура наиболее подходит для представления структуры организации; основная функция дерева в данном случае — выбор элемента (элементов), над которым будет осуществляться то или иное действие;
2. Набор действий — здесь каждой вкладке соответствует определённое действие, выполняемое над элементами, выбранными в дереве;
3. Рабочая область — здесь отображаются формы ввода/вывода, характерные для выбранного действия; пока не выбрано ни одно действие, в рабочей области отображается список выбранных в дереве элементов и информация о последнем выбранном элементе;
4. Элементы общей навигации.

   
Личный кабинет сотрудника (рис. 5) включает следующие разделы:

• аттестация (все назначенные и планируемые);
• результаты прошлых аттестаций;
• доступ к форуму для общения в рамках организации;
• электронное личное дело;
• объявления, создаваемые администратором ресурса.

   

Рис. 5. Интерфейс сотрудника. Анкеты для заполнения

Личный кабинет HR-менеджера (рис. 6) включает следующие информационные разделы:

• модель структуры организации;
• области ответственности назначаемых менеджеров;
• настройки критериев оценки аттестуемых;
• настройки шкал оценки аттестуемых;
• настройки видов оценки;
• формирования отчётов и графиков по результатам аттестаций (процент прохождения у разных групп сотрудников, контроль за процессом прохождением процедуры аттестации каждого сотрудника);
• возможность изменения сроков аттестации;
• набор интерактивных сервисов: возможность публиковать и рассылать по электронной почте объявления, доступ к форуму для общения в рамках организации.С помощью механизма объявлений менеджер может донести до пользователей какую-либо полезную информацию. При создании объявления менеджер имеет возможность указать орг. единицу, которой предназначается данная информация. Опция «разослать на e-mail» позволяет одновременно с публикацией объявления в автоматическом режиме отправить его текст по электронной    почте членам отмеченной орг. единицы. Опубликованные объявления отображаются на главной странице интерфейса пользователя, на соответствующей вкладке:

   

Рис. 6 Интерфейс HR-менеджера. Утвержденные критерии оценки

Личный кабинет руководителя (рис. 7) включает следующие информационные разделы:

• модель структуры организации;
• контроль за прохождением аттестаций;
• текущие мероприятия;
• результаты аттестаций сотрудников;
• набор интерактивных сервисов: возможность публиковать и рассылать по электронной почте объявления, доступ к форуму для общения в рамках организации.

    Assessment Tools позволяет руководителю на рабочем столе видеть всю текущую ситуацию в онлайн-режиме:  

• сколько сотрудников в подразделении преступило к заполнению анкет и выполнению оценочных заданий;
• на какой стадии утверждения результатов находится каждый сотрудник;
• сколько сотрудников прошли аттестацию и каковы их результаты.

Также можно увидеть всю предысторию каждого сотрудника — от поставленных ранее рабочих целей и планов по развитию до уровня их выполнения, карьерный рост каждого сотрудника в организации.

Assessment Tools может быть интегрирован с платформой дистанционного обучения eLearning Server. Это даёт возможность использования результатов оценки и аттестации для автоматического формирования программ развития сотрудников.

Assessment Tools может быть интегрирован с корпоративными информационными системами, что позволяет использовать самые актуальные сведения об иерархической структуре компании и личных делах сотрудников подразделений. Имеется опыт интеграции Assessment Tools с такими системами управления человеческими ресурсами как SAP, Oracle, 1C и т.п.

Assessment Tools является web-приложением, что сводит к минимуму требования к рабочему месту пользователя. Производительность компьютера пользователя в общем случае не влияет на скорость его работы с Assessment Tools. Все вычисления выполняются на стороне сервера и на клиентскую машину передаются только результаты в виде html-страниц. Поэтому определяющее значение имеет канал связи между клиентской машиной и сервером.

Наверное, в заключении не имеет никакого смысла рассказывать о том что автоматизация необходима и Assessment Tools может стать для компании очень удобным инструментом, облегчающим информационно насыщенную жизнь HR-менеджера. Информационные технологии дают возможности, а как их использовать - каждая компания решает сама.